Dieser Ratgeber hilft Gründerteams, Growth- und Sales-Teams bei einer konkreten Entscheidung: ob ein CRM jetzt sinnvoll ist, was es können muss und welches zu eurem Vertrieb passt. Mit Kriterien statt Noten und Quellen statt Superlativen.
30 Tage Test über den Partnerlink, öffentlich 14[1]
Aufbau, wie ihn GoHighLevel dokumentiert: Stufen, durch die sich Verkaufschancen bewegen,
und Formulare, die Kontakte automatisch anlegen[2][3].
01Stufe 1 von 8 · Anfrage
Wann ein Startup ein CRM braucht, und wann noch nicht
Kurz gesagt
Nicht die Zahl der Leads entscheidet, sondern ob sie ohne dich noch sauber bearbeitet werden.
Ein Tabellenblatt reicht, solange eine Person alle Kontakte im Kopf hat.
Spätestens mit der ersten Person im Vertrieb muss der Prozess außerhalb deines Kopfes stehen.
Warnsignale
Woran du merkst, dass die Liste nicht mehr reicht
Fast jedes Startup beginnt mit Notion, Google Sheets und Follow-ups von Hand. Das ist kein Fehler. Es wird erst zum Problem, wenn eines der folgenden Dinge regelmäßig passiert.
Stufe 1 · Anfrage
Signal 1
Follow-ups hängen an deinem Gedächtnis
Nach einer Demo schreibst du die Nachricht, wenn du daran denkst. An Tagen mit Investorengesprächen oder Produktarbeit denkst du nicht daran.
Signal 2
Leads liegen an mehreren Orten
Ein Teil steht im Tabellenblatt, ein Teil in Notion, ein Teil nur im Postfach oder in LinkedIn-Nachrichten.
Signal 3
Niemand kennt den Stand eines Deals
Auf die Frage „Wo stehen wir mit dieser Firma?“ muss erst jemand im Postfach suchen.
Signal 4
Zwei Leute schreiben denselben Lead an
Oder keiner, weil jeder glaubt, der andere kümmere sich.
Signal 5
Du kannst die Pipeline nicht beziffern
Vor einem Investorengespräch baust du den Stand der offenen Deals jedes Mal neu zusammen.
Signal 6
Eine neue Person bräuchte eine Führung durch deinen Kopf
Wer im Vertrieb anfängt, findet keinen Prozess, sondern eine Datei und viele mündliche Ausnahmen.
Eine feste Schwelle gibt es nicht. Als Faustregel dieser Website: Wenn drei dieser Punkte in einem normalen Monat vorkommen, kostet dich das fehlende System mehr Aufmerksamkeit als die Einführung eines CRM. Diese Schwelle ist eine redaktionelle Einschätzung, keine gemessene Größe.
Am Freitag gibt die Gründerin drei Demos. Zwei Interessenten sind angetan, einer will vor allem einen Preisvergleich. Die Kontaktdaten stehen in einem Tabellenblatt, das nur sie pflegt.
Wo es hakt
Über das Wochenende arbeitet das Team am Produkt. Am Montag hat keiner der drei eine Nachricht bekommen. Einer hat inzwischen mit einem Wettbewerber gesprochen.
Was ein CRM daran ändert
Jede Demo endet mit einem Eintrag in der Pipeline und einer fälligen Aufgabe. Eine Folge-E-Mail kann nach dem Termin automatisch vorbereitet oder versendet werden, und am Montag steht auf einer Liste, wer eine Antwort braucht.[4][5]
Im Test prüfen
Leg im Test drei Demo-Termine an und prüfe, ob am nächsten Morgen ohne Suchen klar ist, wer welche Nachricht bekommt.
Grenze
Eine automatische E-Mail ersetzt kein gutes Nachgespräch. Sie verhindert nur, dass es vergessen wird.
Reifegrad
Was ein CRM in welcher Phase leisten muss
Ein Startup mit einer Gründerin im Vertrieb braucht etwas anderes als eines mit fünf Personen im Sales-Team. Die drei Phasen unten sind eine Orientierung. Entscheidend ist, wie viele Personen gleichzeitig mit denselben Kunden sprechen.
Stufe 1 · Anfrage
Phase 1
Gründer verkaufen selbst
Ein bis zwei Personen sprechen mit Kunden, meist die Gründer.
Was reicht
Ein gepflegtes Tabellenblatt mit Status und nächstem Schritt kann reichen, wenn du es wirklich täglich öffnest.
Was das CRM tragen muss
Eine Pipeline mit wenigen Stufen, Erinnerungen an Follow-ups und ein Formular, das Anfragen direkt einträgt.
Worauf achten
Wenn du öfter nachschauen musst, wer als Nächstes dran ist, als dass du es weißt.
Phase 2
Erste Hires im Vertrieb
Eine oder zwei Personen übernehmen Leads, die Gründer bleiben bei wichtigen Deals dabei.
Was reicht
Ein Tabellenblatt reicht hier kaum noch: Zuständigkeit und Verlauf müssen für alle sichtbar sein.
Was das CRM tragen muss
Zuständigkeiten, gemeinsamer Nachrichtenverlauf, Aufgaben, einfache Automatisierung und Rechte, damit nicht jeder alles bearbeitet.
Worauf achten
Diese Phase ist der häufigste Anlass für die Einführung. Besser kurz vor dem ersten Hire als danach.
Phase 3
Vertriebsteam mit Prozess
Mehrere Personen mit getrennten Rollen, etwa Erstkontakt, Demo und Abschluss.
Was reicht
Ohne CRM geht hier nichts mehr. Die Frage ist, ob das vorhandene System mitwächst.
Was das CRM tragen muss
Mehrere Pipelines, Berichte zu Gewinnquote und Verlustgründen, Übergaben zwischen Rollen, Anbindung an Buchhaltung oder Produktdaten.
Worauf achten
Ein Wechsel des Systems ist in dieser Phase teuer. Prüfe deshalb schon früher, ob Export und Rollen reichen.
Das Team wächst. Zwei neue Mitarbeitende im Vertrieb sollen eingehende Leads übernehmen. Der „Prozess“ ist ein Notion-Dokument, das seit Monaten niemand aktualisiert hat.
Wo es hakt
Die Einarbeitung zieht sich, weil die Regeln nur mündlich existieren. Leads werden doppelt angerufen oder gar nicht. Ein wichtiger früher Kunde fühlt sich nicht betreut.
Was ein CRM daran ändert
Die Stufen der Pipeline, die Zuständigkeit je Lead und die Pflichtangaben je Stufe stehen im System. Neue Mitarbeitende sehen, welche Leads ihnen zugewiesen sind und was als Nächstes zu tun ist.[6][2]
Im Test prüfen
Lass im Test eine Person, die den Prozess nicht kennt, einen Lead von der Anfrage bis zum Angebot bearbeiten, nur mit dem, was im System steht.
Grenze
Ein CRM dokumentiert einen Prozess, es erfindet ihn nicht. Wer keine klaren Stufen festlegt, bekommt eine unordentliche Pipeline statt eines unordentlichen Tabellenblatts.
CRM oder Excel
CRM oder Excel und Google Sheets?
Die ehrliche Antwort: Ein Tabellenblatt ist ein guter Anfang und ein schlechtes Dauerwerkzeug für Vertrieb. Der Unterschied liegt nicht in den Spalten, sondern darin, was passiert, wenn niemand hinschaut.
Stufe 1 · Anfrage
Tabellenblatt und CRM: was im Alltag passiert
Situation
Tabellenblatt
CRM
Neue Anfrage
Wird von Hand aus dem Postfach übertragen, wenn jemand daran denkt.
Formular oder Import legt den Kontakt an, mit Quelle und Zeitpunkt.
Nächster Schritt
Eine Spalte, die niemand erinnert.
Eine fällige Aufgabe mit zuständiger Person.
Verlauf
Liegt im persönlichen Postfach, nicht in der Datei.
E-Mails, Nachrichten und Notizen hängen am Kontakt.
Zuständigkeit
Ein Name in einer Spalte, ohne Folgen.
Zuweisung, auf Wunsch mit eingeschränkter Sicht auf eigene Leads.
Pipeline-Stand
Wird für jedes Gespräch neu ausgezählt.
Steht als Bericht bereit, wenn die Stufen gepflegt sind.
Kosten
Meist schon bezahlt.
Lizenz, Einrichtungszeit und Disziplin beim Pflegen.
Wenn du von einer Tabelle umsteigst, ist der Import der leichteste Teil. GoHighLevel etwa nimmt Kontakte als CSV-Datei an, ordnet die Spalten Feldern zu und kann bestehende Kontakte über die E-Mail-Adresse aktualisieren. Excel- und Sheets-Dateien musst du vorher als CSV speichern. Schwieriger ist die Entscheidung, welche Spalten du überhaupt mitnimmst: Übernimm nur, was jemand später wirklich benutzt.[7]
Vor dem ImportBereinige die Liste zuerst: eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Angabe, keine zusammengefassten Zellen, Status als feste Werte statt als freier Text. Diese Stunde spart dir später Wochen mit doppelten Kontakten.
Zu früh
Wann ein CRM zu früh kommt
Ein CRM kann auch schaden: wenn es Zeit frisst, bevor es einen Prozess gibt, den es abbilden könnte.
Stufe 1 · Anfrage
Du hast noch keine wiederholbare Art, Kunden zu gewinnen. Wer jede Woche einen anderen Kanal ausprobiert, braucht zuerst Notizen, nicht Pipelines.
Dein Produkt verkauft sich fast ausschließlich selbst über eine Registrierung. Dann sind Produktdaten und E-Mail an Nutzer wichtiger als ein Vertriebs-CRM.
Du hast weniger Gespräche, als du dir ohne Hilfe merken kannst, und niemand außer dir arbeitet mit diesen Kontakten.
Die Einrichtung würde Zeit aus der Produktentwicklung ziehen, und kein Investor oder Kunde fragt bisher nach Zahlen aus dem Vertrieb.
Auch dann lohnt sich eine Vorbereitung: Leg in deiner Tabelle schon heute die Stufen fest, die später Pipeline-Stufen werden, und notiere für jeden Lead die Quelle. Dann ist der spätere Umzug eine Frage von Minuten, und du hast ab dem ersten Tag vergleichbare Daten.
02Stufe 2 von 8 · Qualifiziert
Was ein CRM ist, und was andere Werkzeuge besser können
Kurz gesagt
Ein CRM verwaltet Beziehungen zu Interessenten und Kunden bis zum Abschluss und danach.
Projektmanagement, Buchhaltung, Helpdesk und Produktanalyse sind eigene Kategorien.
All-in-One ersetzt einige Werkzeuge, aber nie alle. Liste auf, was du wirklich ablösen willst.
Werkzeug-Landkarte
Welches Werkzeug wofür gebaut ist
Viele Startups nutzen ein Werkzeug als CRM, das für etwas anderes gebaut wurde. Das geht eine Weile gut. Die Übersicht zeigt, wo die Grenze liegt und wann das bisherige Werkzeug neben einem CRM bleiben sollte.
Stufe 2 · Qualifiziert
Excel und Google Sheets
Gebaut für
Rechnen, Listen, schnelle Auswertungen.
Grenze als CRM
Keine Erinnerungen, kein Nachrichtenverlauf, keine echte Zuständigkeit.
Behalten, wenn
Für Auswertungen und Finanzplanung. Als Kundenliste nur am Anfang.
Notion und Wikis
Gebaut für
Dokumentation, Wissen, flexible Datenbanken.
Grenze als CRM
Flexibel bis zur Beliebigkeit: jeder pflegt anders, Automatisierung ist begrenzt.
Behalten, wenn
Für Prozessbeschreibungen, Gesprächsleitfäden und Produktwissen.
Projektmanagement
Gebaut für
Aufgaben, Abhängigkeiten, Sprints, Roadmaps.
Grenze als CRM
Kennt Aufgaben, aber keine Deals mit Wert, Wahrscheinlichkeit und Kommunikationsverlauf.
Behalten, wenn
Für Produkt und Umsetzung. Übergabe von gewonnenen Kunden an Onboarding-Projekte.
Für die Phase vor dem Auftrag selten gebaut und für junge Teams meist zu schwer.
Behalten, wenn
Wenn physische Produkte, Lager oder Fertigung im Spiel sind.
Marketing Automation
Gebaut für
Kampagnen, Segmente, Lead-Nurturing über viele Kontakte.
Grenze als CRM
Stark vor dem Vertriebsgespräch, schwach bei Deals, Angeboten und Übergaben.
Behalten, wenn
Wenn Marketing große Listen bespielt. Manche CRM-Suiten bringen diese Funktion mit.
E-Mail-Marketing
Gebaut für
Newsletter und Serienmails.
Grenze als CRM
Kennt Abonnenten, nicht den Stand eines Gesprächs.
Behalten, wenn
Für Newsletter, solange das CRM den Versand nicht gleichwertig abdeckt.
Helpdesk
Gebaut für
Support-Tickets, Antwortzeiten, Wissensdatenbank.
Grenze als CRM
Beginnt, wenn jemand schon Kunde ist und ein Problem hat.
Behalten, wenn
Sobald Support-Anfragen eigene Abläufe und Fristen brauchen.
Customer Success
Gebaut für
Nutzung, Gesundheit von Kundenkonten, Verlängerungen.
Grenze als CRM
Braucht Produktdaten, die ein Vertriebs-CRM meist nicht hat.
Behalten, wenn
Bei SaaS mit vielen zahlenden Konten und Verlängerungsgeschäft.
Buchhaltung
Gebaut für
Belege, Rechnungen, Steuern, Abschluss.
Grenze als CRM
Kennt Kunden erst ab der ersten Rechnung.
Behalten, wenn
Immer. Ein CRM ersetzt keine Buchhaltung, auch wenn es Rechnungen schreiben kann.
E-Commerce-Plattform
Gebaut für
Shop, Bestellungen, Zahlungen, Versand.
Grenze als CRM
Viele Käufer, wenig Gespräch: ein Vertriebs-CRM passt hier oft nicht.
Behalten, wenn
Wenn du vor allem online verkaufst. Ein CRM lohnt sich dann eher für Großkunden.
Slack, Teams, WhatsApp
Gebaut für
Schnelle Abstimmung im Team oder mit Kunden.
Grenze als CRM
Alles Wichtige verschwindet im Verlauf und gehört niemandem.
Behalten, wenn
Für interne Abstimmung. Kundenkommunikation besser im CRM bündeln.
Die Tabelle ist keine Rangfolge. Sie soll helfen, die Frage richtig zu stellen: Welche Aufgabe hat heute kein Zuhause? Wenn die Antwort „der Stand jedes Gesprächs bis zum Abschluss“ lautet, suchst du ein CRM. Lautet sie „wer arbeitet woran“, suchst du Projektmanagement. Lautet sie „warum kündigen Kunden“, suchst du Produktdaten und Customer Success.
Kern
Was ein CRM im Kern tut
Ein CRM (Customer Relationship Management) hält fest, mit wem du sprichst, in welchem Stand das Gespräch ist, was als Nächstes passiert und wer dafür zuständig ist. Alles andere ist Zusatz.
Stufe 2 · Qualifiziert
Kontakte und Firmen
Eine Person, eine Firma, ein Datensatz. Mit Herkunft, Notizen und dem gesamten Verlauf.
Deals in Stufen
Jede Verkaufschance steht in genau einer Stufe. Daraus ergeben sich Überblick und Berichte.
Nächste Schritte
Aufgaben und Erinnerungen, damit kein Gespräch einfach endet, weil niemand nachfasst.
Kommunikation am Kontakt
E-Mails, Nachrichten und Termine hängen am Datensatz statt in persönlichen Postfächern.
Moderne Systeme ergänzen diesen Kern um Formulare, Terminbuchung, automatische Nachrichten, Landingpages oder Rechnungen. Das kann einem Startup mehrere Abonnements ersparen. Es heißt aber auch: Du kaufst mehr, als du am Anfang nutzt, und du bist in mehr Bereichen an einen Anbieter gebunden.
Tool-Stack
Der typische Startup-Stack vor dem CRM
Das Original dieser Website beschrieb einen verbreiteten Aufbau: Notion für Leads, ein Kalendertool für Demos, ein Newsletter-Tool, WhatsApp für Rückfragen, dazwischen Zapier. Das Bild stimmt, die damaligen Kosten- und Zeitangaben hatten aber keine Quelle und wurden entfernt.
Stufe 2 · Qualifiziert
Viele Logins
Jedes Werkzeug hat eigene Kontakte. Dieselbe Person existiert mehrfach, mit unterschiedlichem Stand.
Viele kleine Rechnungen
Einzeln günstig, zusammen schwer zu überblicken. Rechne mit deinen echten Rechnungen, nicht mit Schätzungen.
Brüchige Verbindungen
Automatisierungen zwischen Tools brechen, wenn ein Feld umbenannt wird. Oft merkt es niemand sofort.
Leads zwischen den Stühlen
Eine Anfrage aus dem Webinar landet in einer Liste. Wer zuständig ist und wann nachgefasst wird, steht nirgends.
Alles hängt an den Gründern
Jede Antwort, jede Erinnerung, jeder Termin läuft über dieselben zwei Köpfe.
Einarbeitung ohne Prozess
Neue Leute lernen die Abläufe durch Zuschauen, weil sie nirgends stehen.
Ein All-in-One-System wie GoHighLevel bündelt CRM, Formulare, Kalender, E-Mail, SMS und Funnels an einem Ort. Ob das für dich günstiger ist, hängt davon ab, welche Werkzeuge du tatsächlich kündigen kannst. Wie du das rechnest, steht im Kostenkapitel.[3][8][9][10]
03Stufe 3 von 8 · Demo
Leads, Pipeline und Follow-up: der Vertriebsprozess im CRM
Kurz gesagt
Erfasse jede Anfrage mit Quelle, sonst weißt du nie, welcher Kanal funktioniert.
Jede Pipeline-Stufe braucht ein Eintrittskriterium, das zwei Personen gleich verstehen.
Automatisiere erst die Follow-ups, die heute am häufigsten vergessen werden.
Leadmanagement
Leads effizient verwalten: vom Eingang bis zur Zuständigkeit
Leadmanagement klingt nach Marketing-Software. Für ein Startup bedeutet es vor allem drei Dinge: Keine Anfrage geht verloren, jede hat eine Quelle, und jede hat eine verantwortliche Person.
Stufe 3 · Demo
Eingang: jede Anfrage wird ein Kontakt
Die meisten verlorenen Leads gehen nicht im Gespräch verloren, sondern davor: eine Anfrage im Sammelpostfach, eine Visitenkarte vom Messestand, eine Nachricht über LinkedIn. Lege fest, über welche Wege Anfragen hereinkommen, und sorge dafür, dass jeder Weg im CRM endet. Bei Website-Formularen geht das automatisch: In GoHighLevel legt ein abgesendetes Formular den Kontakt direkt an.[3]
Für alle anderen Wege brauchst du eine Regel, die im Team jeder kennt, etwa: Wer einen Kontakt von einer Veranstaltung mitbringt, trägt ihn am selben Tag ein. Diese Regel ist wichtiger als jede Funktion.
Quelle: woher kam der Lead?
Schon mit wenigen Dutzend Leads willst du wissen, welcher Kanal Gespräche bringt und welcher nur Kontakte. GoHighLevel speichert an jedem Kontakt die erste und die letzte Quelle. Wie genau diese Zuordnung ist, hängt davon ab, wie sauber du Formulare, Links und Kampagnen kennzeichnest.[11]
Zuständigkeit: wer fasst nach?
Solange zwei Gründer verkaufen, reicht eine Absprache. Ab der ersten Person im Vertrieb braucht jeder Lead einen Namen. Manche Teams verteilen neue Leads reihum, andere nach Region oder Branche. Wichtig ist, dass die Regel im System steht und nicht in einer Nachricht vom letzten Quartal.
Wenn neue Mitarbeitende nur ihre eigenen Leads sehen sollen, lässt sich das in GoHighLevel pro Nutzer einstellen („Only Assigned Data“). Für kleine Teams ist offene Sicht meist praktischer; die Einschränkung ist eher etwas für Werkstudenten oder externe Vertriebspartner.[6]
Leadqualifizierung
Wie Leadqualifizierung im Startup funktioniert
Qualifizieren heißt entscheiden, mit wem sich ein weiteres Gespräch lohnt. Das spart vor allem Gründerzeit. Die Kriterien unten sind eine Vorlage, die du an dein Produkt anpasst, kein Standard.
Stufe 3 · Demo
Fünf Fragen nach dem ErstgesprächVorlage, an dein Produkt anpassen
1Problem
Hat die Firma das Problem, das dein Produkt löst, und spürt sie es heute?
Starkes SignalBeschreibt das Problem mit eigenen Worten und einem aktuellen Beispiel.
Schwaches SignalFindet das Thema „interessant“, nennt aber keinen Anlass.
2Zuständigkeit
Sprichst du mit der Person, die entscheidet, oder mit jemandem, der sie erreicht?
Starkes SignalKennt den Entscheidungsweg und nennt die Beteiligten.
Schwaches SignalMuss „das intern mal vorstellen“, ohne zu wissen, wem.
3Zeitpunkt
Gibt es einen Grund, jetzt zu handeln?
Starkes SignalEin Termin, ein Projekt, ein auslaufender Vertrag.
Schwaches SignalIrgendwann in diesem Jahr.
4Budget
Ist Geld für diese Art Lösung vorgesehen, oder müsste es erst beschafft werden?
Starkes SignalEin Budget oder ein vergleichbares Werkzeug, das ersetzt wird.
Schwaches SignalErwartet eine kostenlose Lösung.
5Passung
Passt die Firma zu den Kunden, für die dein Produkt heute funktioniert?
Starkes SignalGröße, Branche und Werkzeuge ähneln deinen erfolgreichen Kunden.
Schwaches SignalBraucht Funktionen, die es noch nicht gibt.
Im CRM werden diese Kriterien zu Feldern oder Markierungen. Pflegst du sie nach jedem Erstgespräch, kannst du später auswerten, welche Kombination tatsächlich zu Abschlüssen führt. Das ist für ein Startup wertvoller als jedes vorgefertigte Bewertungsschema.
GoHighLevel bietet zusätzlich einen Engagement-Score: Punkte für Ereignisse wie geöffnete E-Mails, abgesendete Formulare, Antworten oder gebuchte Termine, nach Regeln, die du selbst festlegst. Ein Schwellenwert kann einen Workflow auslösen, etwa eine Aufgabe für den Vertrieb. Der Hersteller nennt selbst die Grenzen: kein automatischer Punkteverfall und kein Verlauf der Änderungen.[12]
Aktivität ist nicht KaufbereitschaftEin Score misst, wie aktiv jemand ist. Eine Studentin, die jede E-Mail öffnet, kann mehr Punkte sammeln als die Geschäftsführerin, die nur einmal antwortet. Nutze den Score als Hinweis für die Reihenfolge, nicht als Ersatz für die Kriterien oben.
Sales Pipeline
Eine Sales Pipeline strukturieren, die das Team versteht
Eine Pipeline ist nur so gut wie ihre Stufen. Die häufigsten Fehler: zu viele Stufen, Stufen, die Tätigkeiten statt Fortschritt beschreiben, und Stufen ohne klares Kriterium.
Stufe 3 · Demo
Beispiel-Pipeline für ein B2B-StartupVorlage, an dein Produkt anpassen
1Anfrage
Eintritt, wenn Kontakt ist erfasst, mit Quelle.
Dann Innerhalb eines festgelegten Zeitraums antworten und ein Erstgespräch anbieten.
2Qualifiziert
Eintritt, wenn Problem, Zuständigkeit und Zeitpunkt sind im Erstgespräch bestätigt.
Dann Demo oder Workshop terminieren, Beteiligte notieren.
3Demo
Eintritt, wenn Demo hat stattgefunden, nächste Schritte sind vereinbart.
Dann Zusammenfassung schicken, offene Fragen klären.
4Angebot
Eintritt, wenn Ein schriftliches Angebot mit Preis liegt beim Kunden.
Dann Nachfassen zu einem vereinbarten Termin, Einwände dokumentieren.
5Gewonnen oder verloren
Eintritt, wenn Vertrag unterschrieben oder klare Absage mit Grund.
Dann Übergabe ins Onboarding oder Verlustgrund eintragen.
Fünf Stufen reichen für die meisten frühen Startups. Mehr Stufen machen die Pipeline nicht genauer, sondern nur schwerer zu pflegen. Ein Eintrittskriterium beschreibt ein Ergebnis („Demo hat stattgefunden“), keine Tätigkeit („Demo vorbereiten“). So können zwei Personen denselben Deal gleich einordnen.
In GoHighLevel besteht eine Pipeline aus Stufen, jede Stufe steht für einen Schritt in deinem Vertriebs- oder Kundenprozess, und jede Verkaufschance bewegt sich durch diese Stufen. Du kannst mehrere Pipelines anlegen, etwa eine für Neukunden und eine für Partner.[2]
Verlustgründe festlegenLege vorab vier bis sechs Verlustgründe als feste Auswahl an, zum Beispiel „kein Budget“, „falscher Zeitpunkt“, „Wettbewerber“, „Funktion fehlt“. Freitext lässt sich später nicht auswerten. Nach einigen Monaten siehst du, woran du tatsächlich verlierst.
Follow-up
Follow-ups automatisieren, ohne unpersönlich zu werden
Automatisierung lohnt sich dort, wo dieselbe Nachricht immer wieder zu spät oder gar nicht verschickt wird. In GoHighLevel folgt jeder Workflow demselben Muster: ein Auslöser, dann eine oder mehrere Aktionen.
Stufe 3 · Demo
Demo-Anfrage über die WebsiteBeispielkonfiguration
AuslöserDas Formular „Demo anfragen“ wird abgesendet.
Schritt 1Kontakt wird angelegt und in die Stufe „Anfrage“ gesetzt.
Schritt 2Bestätigung per E-Mail mit Link zum Buchungskalender.
Schritt 3Aufgabe für die zuständige Person, falls nach einem Tag kein Termin gebucht ist.
Schritt 4Nach der Buchung: Verschiebung in „Qualifiziert“ und Erinnerung vor dem Termin.
Die Bestätigung ist eine Antwort auf eine Anfrage. Werbliche Folgemails brauchen eine eigene Rechtsgrundlage, siehe unten.[3][8][4]
Nach der DemoBeispielkonfiguration
AuslöserDer Deal wird in die Stufe „Demo“ verschoben.
Schritt 1Aufgabe: Zusammenfassung innerhalb eines Tages schicken.
Schritt 2Nach einer vereinbarten Frist ohne Antwort: Erinnerung an die zuständige Person, nicht an den Kunden.
Schritt 3Bei Verschiebung in „Angebot“: Termin für das Nachfassen anlegen.
Die wichtigste Nachricht nach einer Demo schreibt ein Mensch. Der Workflow sorgt nur dafür, dass sie nicht vergessen wird.[5]
Verpasster TerminBeispielkonfiguration
AuslöserEin gebuchter Termin wird als nicht wahrgenommen markiert.
Schritt 1Kurze Nachricht mit Link zum erneuten Buchen.
Schritt 2Aufgabe für die zuständige Person nach zwei Tagen ohne neue Buchung.
Schritt 3Nach einer zweiten Absage: Deal auf „verloren“ mit Grund „kein Termin“ prüfen.
Ob der Status automatisch gesetzt wird oder von Hand, ist im Test zu prüfen. Die Dokumentation zum Kalender belegt die Buchung und den Kalenderabgleich, nicht jeden Auslöser.[8]
Auch SMS und andere Kanäle lassen sich in Workflows einbauen; die Nachrichten laufen dann im gemeinsamen Verlauf des Kontakts zusammen. SMS und Telefonie werden nach Verbrauch abgerechnet. Die frühere Fassung versprach für SMS eine fast vollständige Öffnungsrate; diese Angabe hatte keine Quelle und wurde gestrichen.[9][13][1]
§ 7 UWGWerbung per E-Mail oder SMS braucht in Deutschland grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Die Ausnahme für Bestandskunden hat vier Bedingungen, die alle erfüllt sein müssen, darunter der Hinweis auf das Widerspruchsrecht bei jeder Verwendung. Kläre vor dem ersten automatischen Nurturing, welche Kontakte du bewerben darfst.[14]
Reporting
Reporting: welche Zahlen ein frühes Startup wirklich braucht
Dashboards sind verführerisch. Für ein junges Team reichen wenige Zahlen, die jede Woche gleich erhoben werden.
Stufe 3 · Demo
Neue Leads nach Quelle
Welcher Kanal bringt überhaupt Gespräche? Die Quelle muss dafür an jedem Kontakt stehen.
Deals je Stufe
Wo stauen sich Deals? Ein Stau vor „Angebot“ bedeutet etwas anderes als einer vor „Demo“.
Gewinnquote
Wie viele Angebote werden zu Kunden? Aussagekräftig erst mit einer gewissen Zahl abgeschlossener Deals.
Verlustgründe
Warum sagen Interessenten ab? Nur auswertbar, wenn die Gründe als feste Auswahl gepflegt werden.
GoHighLevel stellt dafür Berichtsbausteine zu Verkaufschancen bereit, darunter Anzahl, Umsatzverlauf, Gewinnquote des Monats und Verlustgründe, filterbar nach Pipeline, Stufe, zuständiger Person und Quelle. Sie stehen in Dashboards und in eigenen Berichten zur Verfügung.[15]
Das Original dieser Seite zeigte ein Dashboard mit Umsatz, Kundenakquisekosten und LTV/CAC-Verhältnis eines erfundenen Startups. Solche Kennzahlen gehören in dein Finanzmodell. Ein Vertriebs-CRM liefert die Rohdaten dazu, etwa gewonnene Deals und ihre Quelle; die Kosten je Kanal kommen aus Buchhaltung und Werbekonten.
04Stufe 4 von 8 · Angebot
Welche Funktionen wichtig sind und wie du ein CRM auswählst
Kurz gesagt
Wichtig ist, was du jede Woche benutzt. Alles andere ist Reserve oder Ballast.
Stelle jedem Anbieter dieselben zwölf Fragen, statt Punkte zu vergeben.
Prüfe Export und Rechte vor dem Kauf. Später ist der Wechsel teuer.
Funktionen
Funktionen, die für Startups wirklich zählen
Die frühere Fassung listete zwölf Funktionen mit Etiketten wie „Einzigartig“. Hier stehen sie nach ihrem Nutzen im Alltag eines Startups sortiert.
Stufe 4 · Angebot
Pipeline mit eigenen Stufen
Unverzichtbar. Ohne sie ist ein CRM nur ein Adressbuch.
Formulare und Import
Unverzichtbar. Leads müssen ohne Abtippen ins System kommen.
Aufgaben und Erinnerungen
Unverzichtbar. Das eigentliche Mittel gegen vergessene Follow-ups.
Verlauf am Kontakt
Sehr wichtig, sobald mehr als eine Person mit Kunden spricht.
Terminbuchung
Wichtig bei Demo-getriebenem Vertrieb. Spart das Hin und Her per E-Mail.
Automatisierung
Wichtig, aber erst nach klaren Stufen. Automatisiert sonst Unordnung.
Berichte
Wichtig ab einigen Dutzend Deals im Monat, vorher reicht der Blick auf die Pipeline.
Rollen und Rechte
Wichtig ab dem ersten Hire und bei externen Vertriebspartnern.
Export
Unterschätzt. Entscheidet, ob du später wechseln kannst.
E-Mail-Marketing
Optional. Nützlich, wenn du sonst ein eigenes Newsletter-Tool bezahlst.
Landingpages und Funnels
Optional. Nützlich für Kampagnen, ersetzt aber keine Produkt-Website.
SMS und Telefonie
Optional in B2B. Kostet nach Verbrauch und braucht eine Einwilligung für Werbung.
Weniger ist mehr
Unnötige Funktionen und wie du ein zu komplexes CRM vermeidest
Das häufigste Problem ist nicht ein fehlendes Feature, sondern ein System, das niemand pflegt, weil es zu viel verlangt.
Stufe 4 · Angebot
Pflichtfelder, die niemand braucht: Jedes zusätzliche Pflichtfeld senkt die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kontakt überhaupt eingetragen wird.
Umsatzprognosen mit Wahrscheinlichkeiten je Stufe, bevor genug abgeschlossene Deals existieren, um sie zu schätzen.
Mehrere Pipelines für Varianten desselben Prozesses. Eine Pipeline mit einem Feld für die Variante ist leichter zu pflegen.
Automatisierungen mit vielen Verzweigungen. Beginne mit einem Auslöser und zwei Aktionen und erweitere erst, wenn der Ablauf im Alltag hält.
Territorien, Genehmigungsstufen und Provisionsmodelle, solange zwei Personen verkaufen.
Eine gute Probe: Kann eine neue Person nach einer halben Stunde Einführung einen Lead korrekt anlegen, einordnen und die nächste Aufgabe setzen? Wenn nicht, ist das System zu kompliziert eingerichtet, egal wie gut es auf dem Papier ist.
Kriterien
Wie du verschiedene CRM-Systeme bewertest
Statt Punkte zu verteilen, stellst du jedem Anbieter dieselben Fragen und beantwortest sie im Test mit deinen eigenen Daten. Die rechte Spalte zeigt, was die Dokumentation von GoHighLevel dazu sagt.
Stufe 4 · Angebot
Zwölf Fragen an jedes CRM
Kriterium
Frage an den Anbieter
GoHighLevel laut Dokumentation
Pipeline
Lassen sich eigene Stufen anlegen, und sehen alle im Team denselben Stand jedes Deals?
In der Dokumentation belegtPipelines mit Stufen, Verkaufschancen je Kontakt.[2]
Leaderfassung
Landen Anfragen aus Website-Formularen ohne Abtippen als Kontakt im System?
In der Dokumentation belegtEin abgesendetes Formular legt automatisch einen Kontakt an.[3]
Follow-up
Kann das System nach einem Ereignis selbst eine Nachricht senden oder eine Aufgabe anlegen?
In der Dokumentation belegtWorkflows mit Auslöser und Aktionen, Aufgaben an Kontakten.[4][5]
Leadqualifizierung
Lassen sich Leads nach Ihren Kriterien markieren und nach Aktivität gewichten?
Belegt, verlangt EinrichtungEngagement-Score nach eigenen Regeln; Passung prüfen Sie über eigene Felder.[12]
Terminbuchung
Können Interessenten eine Demo selbst buchen, und wird der Termin mit Ihrem Kalender abgeglichen?
In der Dokumentation belegtBuchungskalender, Abgleich mit Google Kalender.[8]
Kommunikation
Steht der Verlauf aus E-Mail, SMS und Chat an einem Kontakt, für alle im Team sichtbar?
In der Dokumentation belegtGemeinsamer Verlauf und Team-Posteingang.[13]
Reporting
Sehen Sie Gewinnquote, Verlustgründe und Herkunft der Leads ohne Tabellenkalkulation?
In der Dokumentation belegtBerichtsbausteine zu Verkaufschancen, Quelle je Kontakt.[15][11]
Import und Export
Kommen Ihre bisherigen Listen sauber hinein, und Ihre Daten später wieder hinaus?
In der Dokumentation belegtImport und Export als CSV, beides nur für Admins.[7][16]
Rollen und Rechte
Kann ein neuer Vertriebler nur seine eigenen Leads sehen, wenn Sie das wollen?
In der Dokumentation belegtRollen Admin und User, Einstellung „Only Assigned Data“.[6]
Kosten beim Wachsen
Was kostet das System, wenn aus drei Personen zehn werden?
In der Dokumentation belegtPreis pro Konto, Nutzer unbegrenzt; Verbrauch kommt hinzu.[1]
Datenspeicherort
Wo liegen die Daten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Nicht belegt, im Test prüfenInfrastruktur laut Hersteller in den USA, DPA vorhanden; eine EU-Speicherung nennt er nicht.[17][18]
Integrationen
Welche Ihrer Werkzeuge werden direkt angebunden, welche nur über Dritte?
Nicht belegt, im Test prüfenFür Ihre konkrete Werkzeugliste nicht geprüft: im Test nachsehen.
Die frühere Fassung vergab für sechs Anbieter Punkte von 1 bis 5 und ein Gesamtergebnis, ohne Messmethode. Diese Noten sind gestrichen. Eine Bewertung, die niemand nachvollziehen kann, hilft beim Auswählen nicht; eine Frage, die du im Test selbst beantwortest, schon.
Vor dem Kauf
Was du vor der Auswahl eines CRM prüfen solltest
Fünf Punkte, die in Vergleichen selten stehen und später viel kosten, wenn sie nicht geprüft wurden.
Stufe 4 · Angebot
Wie kommst du wieder heraus?
Prüfe, welche Daten sich exportieren lassen und in welchem Format. Bei GoHighLevel exportieren nur Admins Kontakte als CSV, die Datei steht 30 Tage bereit, und lange Notizen können gekürzt werden.[16]
Was kostet es mit zehn Personen?
Rechne die Kosten für die Teamgröße in einem Jahr, nicht für heute. Preis pro Nutzer und Preis pro Konto verhalten sich beim Wachsen sehr unterschiedlich.
Wo liegen die Daten?
Frag nach Speicherort, Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragsverarbeitern. Das wird spätestens bei den ersten Enterprise-Kunden gefragt.
Was muss angebunden werden?
Liste deine Werkzeuge auf: Buchhaltung, Produkt, Kalender, Werbekonten. Prüfe jede Anbindung im Test, nicht auf der Funktionsseite.
Wer richtet es ein?
Plane, wer die Einrichtung macht und pflegt. In vielen Startups ist das dieselbe Person, die auch verkauft.
Wie lang ist der Test?
Ein Test ist nur aussagekräftig, wenn in dieser Zeit echte Leads durch das System laufen. Plane ihn in eine Phase mit normalem Vertrieb.
05Stufe 5 von 8 · Verhandlung
CRM-Anbieter für Startups im Überblick
Kurz gesagt
Jeder Anbieter hat einen Schwerpunkt. Keiner ist für jedes Startup richtig.
Preise pro Nutzer sind am Anfang niedrig und wachsen mit jedem Hire.
Preise nennen hier ihr Abrufdatum. Prüfe sie vor dem Abschluss beim Anbieter.
Alternativen
HubSpot, Pipedrive, Zoho, monday und Salesforce
Diese Website erhält eine Provision nur von GoHighLevel. Die anderen Anbieter stehen hier, weil viele Startups sie ernsthaft prüfen. Statt Noten steht bei jedem, wann er eher passt und wann weniger.
Stufe 5 · Verhandlung
HubSpot
CRM-Plattform mit Vertriebs-, Marketing- und Service-Modulen
Kostenlose Stufe für bis zu 2 Benutzer; Sales Hub Starter ab 7 € und Professional ab 90 € pro Lizenz und Monat, Professional zzgl. einmaligem Onboarding[19]
Passt eher, wenn
Du willst kostenlos anfangen und später einzelne Module dazunehmen.
Marketing und Vertrieb sollen auf denselben Kontaktdaten arbeiten.
Du erwartest, dass neue Mitarbeitende das System schon kennen.
Passt weniger, wenn
Du brauchst Automatisierung, die erst in höheren Stufen enthalten ist, und jede zusätzliche Lizenz kostet.
Das Budget für ein Pflicht-Onboarding fehlt.
Du willst Formulare, Kalender und Kampagnen ohne Zusatzmodule in einem Tarif.
Pipedrive
Pipeline-zentriertes Vertriebs-CRM
Lite 14 €, Growth 39 €, Premium 59 €, Ultimate 79 € pro Nutzerprofil und Monat bei jährlicher Abrechnung[20]
Passt eher, wenn
Dein Engpass ist die Disziplin im Vertrieb, nicht das Marketing.
Das Team soll vor allem Deals durch Stufen bewegen und Aktivitäten planen.
Du willst wenige Einstellungen und eine schnelle Einführung.
Passt weniger, wenn
Du möchtest Landingpages, Terminbuchung und Newsletter im selben Werkzeug.
Das Team wächst schnell und der Preis pro Nutzer wird zum spürbaren Posten.
Prüfe im Test, welche Funktionen in Lite fehlen und erst in Growth kommen.
Zoho CRM
CRM innerhalb einer breiten Produktfamilie
Die deutschsprachige Preisseite zeigte beim Abruf Beträge in indischen Rupien, keine Europreise. Hier wird deshalb kein Betrag genannt.[21]
Passt eher, wenn
Du nutzt schon andere Zoho-Produkte oder planst das.
Du willst viele Einstellungen selbst vornehmen und hast jemanden, der das gern tut.
Kosten pro Nutzer sollen niedrig bleiben; prüfe die Währung auf deiner Rechnung.
Passt weniger, wenn
Niemand im Team will Zeit in die Konfiguration stecken.
Du brauchst eine klare Europreisangabe, bevor du testest.
Die Oberfläche soll ohne Einführung verständlich sein; das ist im Test zu prüfen.
monday CRM
CRM auf Basis einer Plattform für Arbeitsorganisation
Basic 12 €, Standard 17 €, Pro 28 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung; die Preisseite rechnet voreingestellt mit 3 Benutzern[22]
Passt eher, wenn
Dein Team arbeitet schon mit monday und will Vertrieb im selben Werkzeug.
Vertrieb und Umsetzung sind eng verbunden, etwa bei Dienstleistungen.
Du magst visuelle Boards und flexible Spalten.
Passt weniger, wenn
Du brauchst tiefe Vertriebsautomatisierung; prüfe im Test, welche Automatisierungen der Tarif enthält.
Nur eine Person verkauft; prüfe, wie viele Plätze tatsächlich berechnet werden.
Du willst klare Vorgaben statt eines Baukastens.
Salesforce Sales Cloud
Umfassende CRM-Plattform für Unternehmen
Starter Suite 25 € und Pro Suite 100 € pro Benutzer und Monat; höhere Editionen deutlich darüber[23]
Passt eher, wenn
Du verkaufst an Konzerne, die Salesforce erwarten oder selbst nutzen.
Du planst früh komplexe Prozesse, Genehmigungen und viele Rollen.
Du hast Budget für Einrichtung durch Fachleute.
Passt weniger, wenn
Du willst in wenigen Tagen produktiv sein, ohne externe Hilfe.
Das Budget reicht nur für die Lizenzen, nicht für Einrichtung und Pflege.
Zwei Personen verkaufen und brauchen vor allem eine Pipeline.
Was gestrichen wurdeDie frühere Fassung nannte für HubSpot einen Monatspreis ohne Quelle, erklärte Salesforce für fast alle Startups für ungeeignet und kürte Pipedrive zum Sieger bei Pipelines. Nichts davon war belegt. Die Preise oben stammen von den Preisseiten der Anbieter mit Abrufdatum.
Kategorie
Welche Art von CRM zu welchem Startup passt
Wichtiger als der Name des Anbieters ist die Kategorie. Drei Fragen helfen bei der Einordnung.
Stufe 5 · Verhandlung
Vor allem Vertrieb?
Wenige, wertvolle Deals mit Gesprächen und Angeboten: ein pipeline-zentriertes CRM ist oft genug.
Marketing und Vertrieb zusammen?
Viele Leads aus Kampagnen, Formularen und Terminen: eine Suite oder ein All-in-One-System spart Anbindungen.
Produkt verkauft sich selbst?
Registrierung und Nutzung im Produkt: Produktdaten und E-Mail an Nutzer zuerst, CRM für größere Kunden.
GoHighLevel gehört zur zweiten Gruppe. Es wurde ursprünglich für Agenturen gebaut, die für viele Kunden Leads gewinnen, und bringt deshalb Formulare, Kalender, E-Mail, SMS, Funnels und Workflows in einem Tarif mit. Für ein Startup ist das dann interessant, wenn es selbst viele Leads über solche Wege gewinnt. Das nächste Kapitel zeigt, wo das passt und wo nicht.[1]
06Stufe 6 von 8 · Abschluss
GoHighLevel für Startups: was es kann, wo es passt, wo nicht
Kurz gesagt
Ein Konto mit unbegrenzten Nutzern, CRM, Formularen, Kalendern und Workflows in einem Tarif.
Gebaut für Agenturen: Einiges davon braucht ein Startup nicht.
Stark bei Leadgewinnung und Follow-up, weniger bei Produktdaten und EU-Speicherung.
Überblick
Was GoHighLevel ist und wie ein Startup es nutzt
GoHighLevel (Hersteller: HighLevel Inc.) ist eine Plattform aus CRM, Marketing und Kommunikation. Die Preisseite beschreibt den Einstiegstarif Starter als Tarif für kleinere Unternehmen; die höheren Tarife richten sich an Agenturen.
Stufe 6 · Abschluss
Ein Startup nutzt in der Regel einen einzigen Arbeitsbereich, den HighLevel „Sub-Account“ nennt. Darin liegen Kontakte, Pipelines, Kalender, Formulare und Workflows. Der Tarif Starter enthält drei solcher Arbeitsbereiche sowie unbegrenzte Nutzer und Kontakte. Für die meisten Startups ist das mehr als genug: Die zusätzlichen Arbeitsbereiche kannst du etwa für eine Testumgebung nutzen.[1]
Der Preis gilt pro Konto, nicht pro Person. Das ist der wichtigste Unterschied zu den Anbietern im vorigen Kapitel: Wenn aus drei Personen zehn werden, ändert sich die Lizenz nicht. Dazu kommen verbrauchsabhängige Gebühren, etwa für SMS und Telefonie.[1]
AgenturfunktionenViele Funktionen, die in Beschreibungen von GoHighLevel prominent auftauchen, etwa White Label, Weiterverkauf als eigene Software oder die Verwaltung vieler Kundenkonten, sind für Agenturen gedacht. Als Startup kannst du sie ignorieren. Sie machen die Oberfläche anfangs umfangreicher, als du sie brauchst.
Funktionen
Die Funktionen, die für ein Startup zählen
Jede Funktion steht mit dem Zweck, einem Prüfkriterium für den Test und dem Stand der Dokumentation. „Belegt“ heißt: in der Hilfe des Herstellers beschrieben. Ob es für dich funktioniert, zeigt nur der Test.
Stufe 6 · Abschluss
Kontakte und Import
Alle Personen an einem Ort, mit Quelle und Verlauf.
Im Test: Deine bestehende Liste als CSV importieren und prüfen, ob Dubletten zusammengeführt werden.
In der Dokumentation belegt
Import aus CSV mit Spaltenzuordnung, Aktualisierung über E-Mail oder ID, bis 30 MB.[7]
Pipelines und Verkaufschancen
Den Stand jedes Deals sichtbar machen.
Im Test: Fünf Stufen mit Kriterien anlegen, zehn echte Deals einordnen.
In der Dokumentation belegt
Pipelines aus Stufen, Verkaufschancen bewegen sich durch die Stufen.[2]
Formulare
Anfragen ohne Abtippen erfassen.
Im Test: Formular auf einer Testseite einbinden und absenden.
In der Dokumentation belegt
Ein abgesendetes Formular legt automatisch einen Kontakt an.[3]
Kalender und Terminbuchung
Demos ohne E-Mail-Pingpong vereinbaren.
Im Test: Buchungslink teilen, Abgleich mit deinem Kalender prüfen.
In der Dokumentation belegt
Buchungskalender mit teilbarem Link, Abgleich mit Google Kalender.[8]
Workflows
Wiederkehrende Follow-ups und Aufgaben automatisch anstoßen.
Im Test: Den Workflow „Demo-Anfrage“ aus Kapitel 3 nachbauen.
Belegt, verlangt Einrichtung
Auslöser und Aktionen; die Logik baust du selbst.[4]
Gemeinsamer Posteingang
Kommunikation am Kontakt statt in privaten Postfächern.
Im Test: Eine E-Mail und eine Nachricht an denselben Kontakt senden und den Verlauf prüfen.
Belegt, verlangt Einrichtung
Verlauf über E-Mail, SMS, WhatsApp, Facebook und Instagram, Team-Posteingang, interne Kommentare.[13]
Aufgaben
Nächste Schritte mit Frist und Zuständigkeit.
Im Test: Eine wiederkehrende Aufgabe anlegen und nach Zuständigkeit filtern.
In der Dokumentation belegt
Aufgaben an Kontakten und Verkaufschancen, wiederkehrend, filterbar.[5]
Engagement-Score
Aktive Leads zuerst bearbeiten.
Im Test: Drei Regeln festlegen und prüfen, ob ein Workflow bei einem Schwellenwert startet.
Belegt, verlangt Einrichtung
Punkte nach eigenen Regeln, Workflow-Auslöser; kein Punkteverfall, kein Verlauf.[12]
Berichte
Gewinnquote, Verlustgründe und Quellen ohne Tabellenkalkulation.
Im Test: Ein Dashboard mit vier Kennzahlen bauen.
In der Dokumentation belegt
Berichtsbausteine zu Verkaufschancen, Filter nach Stufe, Person und Quelle.[15]
Funnels und Landingpages
Kampagnenseiten ohne eigenes Werkzeug.
Im Test: Eine Seite mit Formular bauen und einen Split-Test anlegen.
In der Dokumentation belegt
Websites und Funnels, Split-Tests nur bei Funnels.[10]
Rechnungen
Einfache Rechnungen an Kunden direkt aus dem System.
Im Test: Prüfen, ob deine Buchhaltung die Rechnungen übernehmen kann.
Über Anbindung
Rechnungen erstellen und versenden; ohne Stripe-Anbindung Zahlungen von Hand erfassen.[24]
Anbindung an deine Werkzeuge
Buchhaltung, Produkt, Werbekonten verbinden.
Im Test: Jede Anbindung aus deiner Liste im Test einrichten.
Nicht belegt, im Test prüfen
Für deine konkrete Liste nicht geprüft. Die Originalseite nannte viele Integrationen ohne Beleg.
Nach Phase
GoHighLevel in den Phasen eines Startups
Die frühere Fassung versprach, die Plattform wachse ohne Systemwechsel bis zu einer großen Belegschaft. Belegt ist das nicht. Belegt ist, was sich beim Wachsen nicht ändert: der Preis pro Konto und die unbegrenzte Nutzerzahl.
Stufe 6 · Abschluss
Phase 1
Gründer verkaufen selbst
Ein Arbeitsbereich, eine Pipeline, ein Kalender.
Was reicht
Formular auf der Website, Buchungslink für Demos, Aufgaben nach jedem Gespräch.
Was das CRM tragen muss
Ein einziger Workflow für neue Anfragen spart hier die meiste Zeit.
Worauf achten
Die Monatskosten fallen schon ab der ersten Person an; prüfe, ob ein kostenloser Einstieg bei einem anderen Anbieter vorerst reicht.
Phase 2
Erste Hires im Vertrieb
Zwei bis fünf Personen, geteilte Leads.
Was reicht
Zuständigkeit je Lead, gemeinsamer Posteingang, Rechte für neue Mitarbeitende.
Was das CRM tragen muss
Neue Nutzer kosten keine zusätzliche Lizenz.
Worauf achten
Die Einarbeitung in den Funktionsumfang braucht Zeit; plane eine Person, die das Konto pflegt.
Phase 3
Vertriebsteam mit Prozess
Mehrere Rollen, mehrere Pipelines.
Was reicht
Berichte nach Person und Quelle, Verlustgründe, mehrere Pipelines.
Was das CRM tragen muss
Kosten bleiben kalkulierbar, Verbrauch steigt mit der Kommunikation.
Worauf achten
Prüfe rechtzeitig Anbindungen an Produkt, Buchhaltung und Datenschutzanforderungen größerer Kunden.
Einschätzung
Stärken und Grenzen für Startups
Diese Einschätzung ist redaktionell und wird durch die Provision mitfinanziert. Deshalb steht bei jeder Grenze, woran du sie im Test erkennst.
Stufe 6 · Abschluss
Stärken für Startups
Preis pro Konto: Neue Mitarbeitende im Vertrieb kosten keine zusätzliche Lizenz.
Formulare, Kalender, E-Mail, SMS und Workflows im selben Tarif, ohne Verbindungswerkzeug dazwischen.
Gemeinsamer Verlauf je Kontakt über mehrere Kanäle.
Berichte zu Gewinnquote und Verlustgründen sind vorhanden, sobald die Pipeline gepflegt wird.
Grenzen
Gebaut für Agenturen: viele Menüs, die ein Startup nicht braucht, und eine Einarbeitung, die Zeit kostet.
Infrastruktur laut Hersteller in den USA, eine Speicherung in der EU nennt er nicht.
Abrechnung in US-Dollar, Verbrauch für SMS und Telefonie kommt hinzu.
Keine Produktanalyse: Für Nutzungsdaten deines eigenen Produkts brauchst du weiterhin eigene Werkzeuge.
Der Engagement-Score misst Aktivität, ohne Punkteverfall und ohne Verlauf.
Dein Produkt verkauft sich über Registrierung und Nutzung: Produktanalyse und E-Mail an Nutzer sind wichtiger als eine Vertriebsplattform.
Du verkaufst an wenige Großkunden mit langen Zyklen und vielen Beteiligten: ein Vertriebs-CRM mit tiefen Rollen und Genehmigungen kann besser passen.
Deine Kunden verlangen vertraglich eine Datenspeicherung in der EU: Kläre das, bevor du Daten importierst.
Nur eine Person verkauft und das Budget ist knapp: ein kostenloser oder günstiger Einstieg pro Nutzer kann vorerst reichen.
07Stufe 7 von 8 · Kunde
Was ein CRM für ein Startup kostet
Kurz gesagt
Rechne für die Teamgröße in einem Jahr, nicht für heute.
Lizenzen sind nur ein Teil: Verbrauch, Einrichtung und Pflege kommen dazu.
Eine Ersparnis durch abgelöste Tools zählt nur, wenn du sie wirklich kündigst.
Tarife
Die Tarife von GoHighLevel
Drei Tarife, alle mit unbegrenzten Nutzern und Kontakten. Für ein Startup ist in der Regel Starter der passende; die beiden anderen lohnen sich vor allem für Agenturen.
Nur relevant, wenn Sie die Plattform selbst als Software an Kunden weiterverkaufen wollen.
SaaS-Modus
Für Agenturen, die ein eigenes Softwareangebot aufbauen
Die Preise gelten in US-Dollar pro Konto und Monat, bei jährlicher Zahlung laut Preisseite 970 $ für Starter. Umsatzsteuer und Wechselkurs kommen hinzu. Die frühere Fassung nannte für Starter nur einen Sub-Account; die Preisseite nennt drei.[1]
Nach Teamgröße
Lizenzkosten bei 2, 5 und 10 Personen
Die Tabelle multipliziert die veröffentlichten Einstiegspreise mit der Zahl der Nutzer. Sie zeigt das Preismodell, nicht deine Rechnung: Tarife mit unterschiedlichem Funktionsumfang stehen nebeneinander.
Stufe 7 · Kunde
Listenpreis pro Monat nach Teamgröße: Preis pro Nutzer mal Nutzerzahl, ohne Verbrauch, Steuern und Mindestlaufzeiten. Stand 22.09.2026 bzw. Abrufdatum der Quelle.
Zwei Lesarten sind wichtig. Erstens: Bei zwei Personen liegen die meisten Tarife pro Nutzer in der Tabelle unter dem Preis pro Konto, nur HubSpot Professional liegt schon darüber. HubSpot bietet für bis zu zwei Benutzer sogar eine kostenlose Stufe. Zweitens: Mit jedem Hire verschiebt sich das Verhältnis. Wo der Schnittpunkt für dich liegt, hängt davon ab, welchen Tarif du beim jeweiligen Anbieter wirklich brauchst.[19]
Keine UmrechnungEuro- und Dollarbeträge stehen nebeneinander, ohne Umrechnung. Zoho CRM fehlt in der Tabelle, weil die Preisseite beim Abruf nur Rupien zeigte. Die frühere Fassung nannte für HubSpot „reale Kosten“ und für Salesforce Implementierungskosten; beides ohne Quelle, beides gestrichen.[21]
Nebenkosten
Kosten, die nicht auf der Preisseite stehen
Die Lizenz ist bei den meisten Startups nicht der größte Posten. Plane diese Punkte mit ein.
Stufe 7 · Kunde
Verbrauch
SMS, Telefonie und manche Funktionen werden bei GoHighLevel nach Nutzung abgerechnet. WhatsApp kostet zusätzlich je Arbeitsbereich und pro Nachricht.[1][25]
Einrichtung
Stufen festlegen, Formulare bauen, Daten bereinigen, Workflows testen. Rechne diese Zeit mit dem Stundensatz der Person, die es macht.
Pflege
Jemand muss neue Felder, Workflows und Nutzer verwalten. In kleinen Teams sind das oft einige Stunden im Monat.
Währung und Steuer
Bei Abrechnung in US-Dollar schwankt der Betrag mit dem Kurs. Prüfe mit deiner Steuerberatung, wie die Umsatzsteuer bei einem Anbieter aus den USA behandelt wird.
Selbst rechnen
So rechnest du eine mögliche Ersparnis selbst
Die frühere Fassung versprach eine feste monatliche Ersparnis und mehrere gewonnene Stunden pro Woche. Solche Zahlen hängen ganz von deinem heutigen Stack ab. Hier der Rechenweg.
Stufe 7 · Kunde
1
Ablösbare Werkzeuge auflisten
Nur Werkzeuge, deren Aufgabe das neue System im Test nachweislich übernimmt. Buchhaltung, Projektmanagement und Produktanalyse gehören meist nicht dazu (siehe Werkzeug-Landkarte).
2
Monatliche Kosten dieser Werkzeuge addieren
Aus deinen Rechnungen, nicht aus Schätzungen. Jahresverträge anteilig und mit Kündigungsfrist.
3
Neue Kosten dagegenstellen
Grundpreis, Verbrauch (E-Mail, SMS, Telefonie), kostenpflichtige Zusätze, Währungseffekt bei Abrechnung in US-Dollar und Einrichtungszeit, auf zwölf Monate verteilt.
4
Zeitgewinn messen, nicht schätzen
Eine Woche vor dem Test notieren, wie lange Follow-ups, Terminabsprachen und Pipeline-Berichte dauern. Im Test dieselben Aufgaben erneut messen.
Typische KandidatenWerkzeuge, die ein All-in-One-System im Test oft übernehmen kann: Terminbuchung, einfache Formulare und Landingpages, Serienmails und Erinnerungen. Selten ablösbar: Buchhaltung, Projektmanagement, Produktanalyse und die Produkt-Website selbst.
Testzeitraum
Testzeitraum über den Partnerlink
Stufe 7 · Kunde
08Stufe 8 von 8 · Wachstum
Einführung, Datenschutz und Fazit
Kurz gesagt
Kläre vor dem Import, welche Daten du verarbeiten und bewerben darfst.
Vier Wochen mit echten Leads sagen mehr als jede Funktionsliste.
Das richtige CRM ist das, das dein Team ohne Erinnerung pflegt.
Datenschutz
Datenschutz und DSGVO bei der CRM-Einführung
Mit dem CRM verarbeitest du personenbezogene Daten deiner Interessenten. Das ist erlaubt, braucht aber ein paar Entscheidungen, bevor der erste Import läuft. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Stufe 8 · Wachstum
GoHighLevel ordnet sich in seinem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (DPA) als Auftragsverarbeiter ein, dich als Verantwortlichen. Der Hersteller nennt eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework und eine Frist von 14 Tagen, in der du neuen Unterauftragsverarbeitern widersprechen kannst. Als Speicherort der Infrastruktur nennt er die USA.[18][17]
Der Hersteller schreibt selbst, dass die Nutzung des Produkts allein niemanden DSGVO-gerecht macht. Die frühere Fassung dieser Website behauptete, man könne „Datenschutzeinstellungen nach EU-Standard“ konfigurieren. Das war nicht belegt und wurde entfernt.[17]
DPA abschließen und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten eintragen.
Prüfen, ob die Zertifizierung am Tag des Abschlusses in der offiziellen Liste des Data Privacy Framework steht.
Festlegen, welche Felder wirklich nötig sind, und keine sensiblen Angaben in Freitextnotizen sammeln.
Für jede Werbe-E-Mail und SMS klären, ob eine Einwilligung vorliegt oder die Bestandskundenausnahme des § 7 Abs. 3 UWG greift.[14]
Einwilligungstexte in Formularen selbst formulieren; das System fragt sie nicht von sich aus ab.[3]
Löschregeln für verlorene Deals und alte Leads festlegen.
Testplan
Einführung in vier Wochen: ein Testplan
Ein Test ist nur aussagekräftig, wenn echte Leads durch das System laufen. Dieser Plan passt in den Testzeitraum über den Partnerlink.
Stufe 8 · Wachstum
Woche 1
Grundlage
Pipeline-Stufen mit Kriterien anlegen
Liste bereinigen und als CSV importieren
Verlustgründe als feste Auswahl anlegen
Nutzer einladen und Rechte festlegen
Woche 2
Eingang
Formular auf der Website einbinden
Buchungskalender mit deinem Kalender verbinden
Workflow „Demo-Anfrage“ bauen
Alle neuen Leads nur noch im CRM bearbeiten
Woche 3
Follow-up
Workflow „Nach der Demo“ und „Verpasster Termin“
Engagement-Score mit drei Regeln testen
Gemeinsamen Posteingang nutzen
Einwilligungen für Werbenachrichten prüfen
Woche 4
Entscheidung
Dashboard mit vier Kennzahlen ansehen
Export der Kontakte testen
Kosten für die Teamgröße in einem Jahr rechnen
Team fragen: Würdet ihr es freiwillig weiter nutzen?
Fazit
Fazit: welches CRM für welches Startup
Die frühere Fassung endete mit einer „klaren Empfehlung“ für alle. Die ehrlichere Antwort hängt von deinem Vertrieb ab.
Stufe 8 · Wachstum
Du verkaufst allein und testest noch Kanäle
Ein gepflegtes Tabellenblatt oder eine kostenlose Stufe reicht. Leg jetzt schon Stufen und Quellen fest.
Wenige große Deals, reiner Vertrieb
Ein pipeline-zentriertes CRM mit Preis pro Nutzer ist schlank und schnell eingeführt.
Viele Leads aus Formularen, Terminen und Kampagnen
Ein All-in-One-System wie GoHighLevel spart Anbindungen und kostet pro Konto statt pro Person.
Produkt verkauft sich über Registrierung
Produktanalyse und Nutzer-E-Mails zuerst, ein CRM später für größere Kunden.
Für die dritte Gruppe ist GoHighLevel eine ernsthafte Option, und für diese Gruppe ist diese Website am ausführlichsten. Für die anderen Gruppen gilt: Der Zeitpunkt für ein CRM ist gekommen, wenn die Warnsignale aus dem ersten Kapitel regelmäßig auftreten. Nicht erst mit fünfzig Mitarbeitenden, aber auch nicht, bevor es einen Prozess gibt.
FAQ
Häufige Fragen zum CRM für Startups
Die fünfzehn Fragen der früheren Fassung, neu beantwortet: mit Belegen statt Superlativen.
Welches CRM eignet sich für Startups?
Das hängt davon ab, wie ihr verkauft. Bei wenigen großen Deals reicht oft ein pipeline-zentriertes CRM, bei vielen Leads aus Formularen und Terminen spart ein All-in-One-System Anbindungen. Die Einordnung nach Kategorie und das Fazit zeigen, was zu welchem Vertrieb passt. Eine allgemeine Empfehlung für alle Startups gibt es nicht.
Warum nutzen Startups GoHighLevel?
Die Gründe, die sich belegen lassen: ein Preis pro Konto mit unbegrenzten Nutzern, und CRM, Formulare, Kalender, E-Mail, SMS und Workflows in einem Tarif. Das ist interessant für Startups, die viele Leads über solche Wege gewinnen. Wie viele Startups es tatsächlich nutzen, ist nicht bekannt.[1]
Welche CRM Software ist günstig für Startups?
Für eine oder zwei Personen sind Tarife pro Nutzer meist am günstigsten; HubSpot hat für bis zu zwei Benutzer eine kostenlose Stufe, Pipedrive beginnt bei 14 € pro Nutzerprofil und Monat bei jährlicher Abrechnung. Mit wachsendem Team wird ein Preis pro Konto interessanter. Die Tabelle nach Teamgröße zeigt den Verlauf.[19][20]
Kann man mit GoHighLevel mehrere Prozesse automatisieren?
Ja. Workflows bestehen aus einem Auslöser, etwa einem Formular oder einer Terminbuchung, und Aktionen wie E-Mail, Aufgabe oder Verschiebung in eine andere Stufe. Die Logik baust du selbst; Beispiele stehen im Abschnitt Follow-ups automatisieren. Ob eine Anbindung an weitere Werkzeuge ohne Dritte gelingt, prüfst du im Test.[4]
Welche CRM Software spart Startups am meisten Zeit?
Das lässt sich nicht allgemein messen. Zeit spart vor allem, dass Follow-ups als Aufgabe oder automatische Nachricht angelegt werden und Anfragen ohne Abtippen im System landen. Miss vor dem Test eine Woche lang, wie lange diese Aufgaben dauern, und miss im Test erneut.
Ist HubSpot zu teuer für Startups?
Nicht zwingend. Die kostenlose Stufe gilt für bis zu zwei Benutzer, Sales Hub Starter beginnt bei 7 € pro Lizenz und Monat. Teuer wird es, wenn ihr Funktionen aus Professional braucht: ab 90 € pro Lizenz, zuzüglich eines einmaligen Onboardings. Die frühere Monatsangabe dieser Website war nicht belegt.[19]
Welche CRM Software eignet sich für schnelles Wachstum?
Eine, deren Kosten und Rechte mit dem Team mitwachsen und aus der du deine Daten wieder herausbekommst. Prüfe deshalb Preis bei zehn Personen, Rollen für neue Mitarbeitende und den Export, bevor du dich festlegst. Kein Anbieter kann belegen, dass ein Systemwechsel nie nötig wird.[16]
Was kostet GoHighLevel im Vergleich zu anderen CRM-Systemen?
Starter kostet 97 $ im Monat pro Konto, Unlimited 297 $, Agency Pro 497 $, jeweils mit unbegrenzten Nutzern, dazu Verbrauch. Die meisten anderen Anbieter rechnen pro Nutzer ab. Bei zwei Personen ist das meist günstiger, bei zehn oft nicht. Details in Kosten nach Teamgröße.[1]
Wie lange dauert die Einrichtung von GoHighLevel?
Eine belastbare Zahl gibt es nicht; sie hängt von der Zahl der Stufen, Formulare und Workflows ab. Eine einfache Pipeline mit Import und einem Formular ist schnell gebaut, die Einarbeitung in den gesamten Funktionsumfang braucht deutlich länger. Der Testplan verteilt die Einrichtung auf vier Wochen.
Welche Integrationen bietet GoHighLevel?
Belegt sind hier der Abgleich mit Google Kalender, die Anbindung von Stripe für Zahlungen und Kanäle wie WhatsApp als kostenpflichtiger Zusatz. Die Liste der früheren Fassung war nicht belegt. Prüfe im Test jede Anbindung, die du wirklich brauchst.[8][24][25]
Kann ein Startup mit GoHighLevel E-Mail-Marketing betreiben?
E-Mails lassen sich aus dem Kontakt und aus Workflows versenden. Ob der Funktionsumfang dein bisheriges Newsletter-Tool ersetzt, zeigt ein Vergleich im Test. Für Werbe-E-Mails brauchst du in Deutschland grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung.[9][14]
Wie hilft GoHighLevel bei der Lead-Generierung?
Es erzeugt keine Leads von selbst. Es stellt Formulare, Landingpages und Funnels bereit, und ein abgesendetes Formular legt automatisch einen Kontakt an, der einen Workflow auslösen kann. Die Leads kommen aus deinen Kanälen: Website, Kampagnen, Veranstaltungen, Empfehlungen.[3][10]
Ist GoHighLevel auch für kleine Teams geeignet?
Es kann passen, wenn das Team viele Leads über Formulare und Termine gewinnt. Weil der Preis pro Konto gilt, zahlt ein Team aus zwei Personen dasselbe wie eines aus zehn. Für eine einzelne Person mit wenigen Deals ist ein Tarif pro Nutzer oder eine kostenlose Stufe oft günstiger, und der Funktionsumfang kann anfangs überfordern.[1]
Was ist der Unterschied zwischen GoHighLevel und Salesforce?
Salesforce Sales Cloud ist eine umfassende Unternehmensplattform mit Preisen pro Benutzer, von 25 € in der Starter Suite bis zu höheren Editionen. GoHighLevel rechnet pro Konto ab und bündelt Marketing- und Kommunikationsfunktionen. Salesforce passt eher zu komplexen Prozessen und Kunden, die es erwarten; GoHighLevel eher zu Leadgewinnung und Follow-up in kleinen Teams.[23][1]
Kann GoHighLevel Tools wie Notion, Calendly oder Mailchimp ersetzen?
Teilweise. Terminbuchung, Formulare und Serienmails sind enthalten und können entsprechende Einzelwerkzeuge ersetzen, wenn der Funktionsumfang dir reicht. Notion als Wiki für Prozesse und Wissen ersetzt es nicht. Eine Ersparnis rechnest du am besten mit deinen eigenen Rechnungen, wie im Abschnitt selbst rechnen beschrieben.[8][3][9]
Nächster Schritt
Vom Tabellenblatt zur Pipeline, mit deinen eigenen Leads
Übertrage die offenen Deals der letzten Wochen, bau ein Formular und einen Follow-up-Workflow und lass das Team vier
Wochen damit arbeiten. Dann entscheidest du mit echten Zahlen, nicht mit Versprechen.
Jede Angabe über Produkte, Preise und Gesetze ist hier belegt: mit Abrufdatum, Adresse zum Nachprüfen (als
Text, nicht verlinkt), Wortlaut und dem, was die Quelle ausdrücklich nicht belegt.
1
HighLevel: Pricing
HighLevel · abgerufen am 2026-09-22 · gohighlevel.com/pricing
„Starter $97 /Month“, „$970 /Year“, „Perfect for smaller businesses and solo marketers“, „3 Sub-Accounts“ · „Unlimited $297 /Month“, „Built for growing agencies“, „Unlimited Sub-Accounts“ · „Agency Pro $497 /Month“ · „unlimited contacts, unlimited Users“ · „14 Day Free Trial“ · „Usage based charges apply.“
Belegt: Tarifnamen und Listenpreise in US-Dollar pro Konto (monatlich und jährlich), unbegrenzte Nutzer und Kontakte in allen Tarifen, verbrauchsabhängige Gebühren und den öffentlich genannten Testzeitraum von 14 Tagen. Die Seite beschreibt Starter selbst als Tarif für kleinere Unternehmen.Belegt nicht: Keine Europreise, keine Umsatzsteuer, keine Verbrauchspreise für Deutschland. Ein Testzeitraum von 30 Tagen steht nicht auf dieser Seite: er ist eine Kondition des Partnerlinks dieser Website.
2
HighLevel: Understanding Pipelines
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-20 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000001982-understanding-pipelines
„Pipelines are visual workflow tools that show the progress of leads, deals, or customers from start to finish.“ „A pipeline is made up of stages, with each stage representing a step in your sales or customer journey.“
Belegt: Was eine Pipeline und eine Stufe in diesem Produkt sind.Belegt nicht: Keine Aussage zu Prognosegenauigkeit oder Berichtstiefe.
3
HighLevel: How to Create and Manage a Contact Form
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000004549-how-to-create-and-manage-a-contact-form-in-highlevel
„When a new lead submits a HighLevel form, a contact record is automatically created so the information can be managed inside the CRM.“
Belegt: Ein abgesendetes Formular legt automatisch einen Kontakt an.Belegt nicht: Keine Aussage zur Einwilligungsabfrage im Formular; die gestalten Sie selbst.
4
HighLevel: Introduction to Workflows and Automations
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-20 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000002445-introduction-to-workflows-and-automations
„Workflow automation is the process of using technology to perform repetitive tasks automatically.“ „A trigger is an event that sets your workflow into motion.“ „An action is the task performed in response to a trigger.“ Genannte Auslöser: Terminbuchung, Formular, Antwort auf eine Nachricht.
Belegt: Das dokumentierte Modell (ein Auslöser, dann Aktionen) und die Beispiele, die der Hersteller selbst nennt.Belegt nicht: Keine vollständige Liste der Auslöser, keine Aussage, welcher Tarif was enthält, keine Zeitersparnis.
5
HighLevel: Unified Task Management Across Contacts and Opportunities
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000005529-unified-task-management-across-contacts-and-opportunities
„Unified Task Management in HighLevel allows you to create and manage tasks from both the Contacts and Opportunities modules using the same interface.“ · „Recurring Task Options: Set up tasks to repeat on a schedule“ · „You can filter tasks by assignee or task status“
Belegt: Aufgaben an Kontakten und Verkaufschancen, wiederkehrende Aufgaben, Filter nach zuständiger Person und Status.Belegt nicht: Keine Projektplanung mit Abhängigkeiten, keine Zeiterfassung. Eine Suche in der Hilfe fand dazu nur offene Funktionswünsche im Ideen-Board des Herstellers (ideas.gohighlevel.com), keine dokumentierte Funktion.
6
HighLevel: Manage Sub-Account User Roles & Permissions
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000002544-user-roles-permissions-and-assigned-data-subaccount
„Admin: full access to all modules and settings in the sub-account“ · „User: restricted access; granular permissions apply.“ · „Toggle Only Assigned Data to restrict a user's visibility to only the leads, opportunities, and data explicitly assigned to them.“
Belegt: Zwei Rollen innerhalb eines Sub-Accounts, feinere Berechtigungen und eine Einstellung, mit der ein Nutzer nur die ihm zugewiesenen Kontakte und Verkaufschancen sieht.Belegt nicht: Keine Aussage, ob die Einstellung alle Module gleich abdeckt; das ist im Testkonto zu prüfen.
7
HighLevel: Importing Contacts using a CSV File
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-22 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000004432-importing-contacts-using-a-csv-file
„The file must be in CSV (.csv) format.“ · „The CSV file should be under 30 MB.“ · „Only users with Admin access can import contacts.“ · „Every row should have at least one required field (Name, Email, or Phone).“ · „Choose 'Update' or 'Create and Update' and match based on contact ID or email.“
Belegt: Kontakte lassen sich aus einer CSV-Datei importieren, mit Zuordnung der Spalten, Aktualisierung bestehender Kontakte über E-Mail oder ID und einer Größengrenze von 30 MB. Nur Admins dürfen importieren.Belegt nicht: Excel- oder Google-Sheets-Dateien werden nicht direkt angenommen, sie müssen als CSV exportiert werden. Keine Aussage zur Qualität der Dublettenprüfung über andere Felder als E-Mail oder ID.
8
HighLevel: Integrating Google with HighLevel Calendars
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000002369-integrating-google-with-highlevel-calendars
„Google Calendar integration with HighLevel enables real-time scheduling, streamlined availability management, and seamless syncing across platforms.“ Aus „Getting Started: Setup a Booking Calendar“: „Share the calendar link to start booking appointments!“
Belegt: Eine Kalenderfunktion, deren Link zur Terminbuchung geteilt wird, und die Synchronisierung mit Google Kalender.Belegt nicht: Keine Aussage zu anderen Kalendersystemen im Einzelfall, zu Auslösern für nicht wahrgenommene Termine und keine Wirkung auf Terminausfälle.
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000005058-getting-started-setup-email-phone-and-sms
„Easily reach individual contacts from their profile using SMS, Email, or Phone.“
Belegt: SMS, E-Mail und Telefon lassen sich aus dem Kontaktprofil heraus nutzen.Belegt nicht: Keine Kosten pro Nachricht, keine Zustellraten, keine Aussage zur Zulässigkeit von Werbenachrichten in Deutschland.
10
HighLevel: Websites Overview
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000001633-websites-overview
„Sites give you the ability to create client-facing websites within HighLevel.“ · „Funnels are a step-by-step series of web pages, generally used for a specific purpose like capturing leads or booking appointments.“ · „You can only split test on Funnels.“
Belegt: Websites und Funnels werden in HighLevel gebaut; Funnels dienen etwa der Lead-Erfassung und Terminbuchung und lassen sich im Split-Test vergleichen.Belegt nicht: Keine Aussage zu Ladezeit, Suchmaschinentauglichkeit oder Konversionsraten der Seiten.
11
HighLevel: Understanding Attribution Source
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/48001219997-understanding-attribution-source
„Attribution provides a breakdown of which channels or sources a contact came from.“ · „Both are always stored on every single contact.“ (erste und letzte Zuordnung)
Belegt: Jeder Kontakt speichert seine erste und letzte Quelle.Belegt nicht: Keine Aussage zur Genauigkeit der Zuordnung; sie hängt vom Tracking-Aufbau ab. Keine Werte aus Werbeplattformen ohne Anbindung.
12
HighLevel: Contact Engagement Score
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-22 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000001251-contact-engagement-score
„The Contact Engagement Score is a numerical value that tracks how actively a contact interacts with a business.“ · Genannte Ereignisse u. a. E-Mail-Öffnungen und Klicks, Formulare, Zahlungen, Antworten, Terminbuchungen · „Engagement scores can be used as workflow triggers“ · „HighLevel's engagement score does not include an automatic score decay feature“ · „HighLevel does not provide a built-in historical log for engagement score changes“
Belegt: Ein Punktwert je Kontakt, der aus Interaktionen nach selbst festgelegten Regeln entsteht und Workflows auslösen kann, ohne automatischen Punkteverfall und ohne Verlauf der Änderungen.Belegt nicht: Der Wert misst Aktivität, nicht Kaufbereitschaft oder Passung. Ob ein Lead zu Ihrem Startup passt, entscheiden Ihre eigenen Kriterien.
13
HighLevel: Getting Started with the New Conversations Experience
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000006610-getting-started-with-the-new-conversations-experience
„Read the full history across Email, SMS, WhatsApp, Facebook/Instagram messages , and Internal Comments .“ · „Team Inbox: All conversations within the account (requires full data access).“ · „Internal comments and @mentions keep team discussion private and organized.“
Belegt: Ein gemeinsamer Verlauf je Kontakt über E-Mail, SMS, WhatsApp und Nachrichten aus Facebook und Instagram, ein Team-Posteingang und interne Kommentare.Belegt nicht: Keine Kosten je Kanal; WhatsApp ist ein kostenpflichtiger Zusatz (siehe WhatsApp-Eintrag).
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§ 7 UWG: Unzumutbare Belästigungen
Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-21 · gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html
Abs. 2 Nr. 2: „bei Werbung unter Verwendung einer automatischen Anrufmaschine, eines Faxgerätes oder elektronischer Post, ohne dass eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt“. Abs. 3: keine unzumutbare Belästigung, wenn „1. ein Unternehmer im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten hat, 2. der Unternehmer die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet, 3. der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und 4. der Kunde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann“.
Belegt: Werbung per elektronischer Post braucht grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung; die Bestandskundenausnahme hat vier Voraussetzungen, die alle erfüllt sein müssen.Belegt nicht: Der Gesetzestext bewertet keinen Einzelfall und keine Software.
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HighLevel: Opportunities Widgets in Dashboards & Reports
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-22 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000008109-opportunities-widgets-in-dashboards-reports
„There are 17 Opportunities Widgets available.“ · „total opportunity counts and revenue trends to lost reason breakdowns and this-month win rates“ · „Breakdown of lost opportunities split by loss reason“ · Filter nach „specific pipeline, stage, status, assignee, or attribution source“ · verfügbar in „Dashboards“ und „Custom Reports“
Belegt: Berichtsbausteine zu Verkaufschancen: Anzahl, Umsatzverlauf, Gewinnquote, Verlustgründe, filterbar nach Pipeline, Stufe, Status, zuständiger Person und Quelle.Belegt nicht: Keine Aussage zur Genauigkeit einer Umsatzprognose. Aussagekräftig werden die Berichte erst, wenn Stufen und Verlustgründe konsequent gepflegt werden.
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HighLevel: How to Export Contacts to a CSV
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-22 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/48001238482-contacts-export-as-csv-upgrade
„Only Admin Users Can Export Contacts.“ · „Export files are available for 30 days. After that, the download option is disabled.“ · „Some data, such as notes exceeding 255 characters, may be truncated.“
Belegt: Kontakte lassen sich als CSV exportieren, nur durch Admins; Exportdateien stehen 30 Tage bereit; lange Notizen können gekürzt werden.Belegt nicht: Der Artikel beschreibt keinen Export von Verkaufschancen samt Verlauf. Wie vollständig ein Umzug zu einem anderen System gelingt, ist im Test zu prüfen.
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HighLevel: Security and Compliance Overview
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000000574-highlevel-security-and-compliance-overview
„HighLevel outsources hosting of its product infrastructure to leading cloud infrastructure providers such as Google Cloud Platform Services and Amazon Web Services. Our product infrastructure resides in the United States.“ · „While HighLevel seeks to enable your GDPR compliance efforts, use of the HighLevel product alone does not make you GDPR compliant.“
Belegt: Die Produktinfrastruktur liegt nach Angabe des Herstellers in den USA, und die Nutzung des Produkts allein macht nach seiner eigenen Aussage niemanden DSGVO-gerecht.Belegt nicht: Die Seite nennt keine Wahl eines Speicherorts in der EU. Die Angaben sind Selbstauskünfte des Herstellers.
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HighLevel: Data Processing Agreement und Sub-Processors
HighLevel · abgerufen am 2026-09-21 · gohighlevel.com/data-processing-agreement
„HighLevel will act as a Processor of Customer Personal Data. Customer will act as the Controller of Customer Personal Data. To the extent Customer acts as a Processor to other parties when processing Customer Personal Data, HighLevel will act as the Sub-Processor to Customer.“ · „HighLevel is certified to the EU-U.S. Data Privacy Framework […]“ · „If no objection is received within fourteen (14) days of receipt of the notice, Customer will be deemed to have consented to the update.“ Die Liste unter gohighlevel.com/sub-processors nennt Google Cloud und Amazon Web Services mit „Data Storage United States“.
Belegt: HighLevel ordnet sich als Auftragsverarbeiter ein, der Kunde als Verantwortlichen; es nennt eine Zertifizierung nach dem Data Privacy Framework, eine Widerspruchsfrist von 14 Tagen für neue Unterauftragsverarbeiter und Datenspeicherung in den USA.Belegt nicht: Der Vertrag ersetzt nicht Ihre eigene Prüfung. Ob die Zertifizierung am Tag Ihres Abschlusses gilt, prüfen Sie in der offiziellen Liste des Data Privacy Framework.
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HubSpot Sales Hub: Preise
HubSpot · abgerufen am 2026-09-21 · hubspot.de/pricing/sales
„Kostenlos für bis zu 2 Benutzer.“ · Starter „Ab 7 €/Monat/Lizenz“ · Professional „Ab 90 €/Monat/Lizenz“, dazu der Hinweis, dass die Kosten „nicht das erforderliche einmalige Professional-Onboarding“ enthalten · Enterprise „Ab 150 €/Monat/Lizenz“. Die Seite wird per Skript aufgebaut; die Werte stimmen mit der Portfolio-Lesung vom 2026-09-20 überein.
Belegt: Die auf der deutschen Preisseite ausgewiesenen Einstiegspreise pro Lizenz und Monat und eine kostenlose Stufe für bis zu zwei Benutzer.Belegt nicht: Keinen Gesamtpreis: Die Seite zeigt je nach Zahlweise auch höhere Monatsbeträge; Onboarding-Gebühren und Zusatzmodule sind hier nicht beziffert. White Label bewertet sie nicht.
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Pipedrive: Preise
Pipedrive · abgerufen am 2026-09-21 · pipedrive.com/de/pricing
Belegt: Die ausgewiesenen Preise pro Nutzerprofil und Monat bei jährlicher Abrechnung.Belegt nicht: Keine Preise bei monatlicher Abrechnung, keinen Funktionsumfang je Tarif.
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Zoho CRM: Preise (deutschsprachige Seite)
Zoho · abgerufen am 2026-09-20 · zoho.com/de/crm/zohocrm-pricing.html
Standard ₹800 /Benutzer/Monat · Professional ₹1.400 · Enterprise ₹2.400 · Ultimate ₹2.600.
Belegt: Dass die deutschsprachige Preisseite am Abrufdatum Beträge in indischen Rupien auswies, nicht in Euro.Belegt nicht: Belegt keinen Europreis. Eine Umrechnung wäre eine Erfindung mit Kurs und Datum. Prüfen Sie, welche Währung Ihnen tatsächlich berechnet wird.
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monday CRM: Preise
monday.com · abgerufen am 2026-09-21 · monday.com/crm/pricing
Belegt: Preise pro Benutzer, jeweils monatlich und bei jährlicher Zahlung (der niedrigere Wert), und eine Voreinstellung von drei Benutzern.Belegt nicht: Eine verbindliche Mindestzahl an Benutzern steht nicht ausdrücklich da; prüfen Sie die Plätze, die Ihnen tatsächlich berechnet werden.
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Salesforce Sales Cloud: Preise
Salesforce · abgerufen am 2026-09-21 · salesforce.com/de/sales/pricing/
„Starter Suite […] 25 € EUR/Pro Benutzer/Monat (Abrechnung auf Monats- oder Jahresbasis)“ · „Pro Suite […] 100 € EUR/Pro Benutzer/Monat (Jährliche Abrechnung)“ · weitere Editionen: „Core […] 195 €“, „Advanced […] 395 €“, „Max […] 550 €“.
Belegt: Die ausgewiesenen Preise pro Benutzer und Monat der Sales-Cloud-Editionen.Belegt nicht: Keine Implementierungskosten, keine Partnerkosten, kein Funktionsvergleich.
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HighLevel: How to Create Invoices
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/48001208702-how-to-create-invoices-in-highlevel
„You can easily create invoices from within the system.“ · „Limitation to using invoicing without Stripe Connect is that the user will need to manually record the payments“ · „You can send the invoice through email and text“
Belegt: Rechnungen lassen sich im System erstellen und per E-Mail oder SMS versenden; ohne Stripe-Anbindung werden Zahlungen von Hand erfasst.Belegt nicht: Keine Aussage zu deutschen E-Rechnungsformaten (XRechnung, ZUGFeRD) oder zu den GoBD. Keine Abrechnung nach erfassten Stunden.
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HighLevel: WhatsApp Pricing, Billing and Rebilling Guide
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000001428-whatsapp-pricing-billing-and-rebilling-guide
„Agency Charge $10 / month per sub-account Charged to the agency for each WhatsApp-enabled sub-account“ · „WhatsApp in HighLevel now uses a per-message pricing model , charging businesses for each delivered message“
Belegt: WhatsApp kostet je aktiviertem Sub-Account 10 US-Dollar im Monat, dazu Gebühren pro zugestellter Nachricht.Belegt nicht: Keine Nachrichtenpreise für Deutschland in dieser Zusammenfassung; die Tabelle der Tarife steht auf der Seite selbst.